外注ライターさんが増えてくると「誰にどのキーワードで記事をお願いしたか」ということを忘れてしまったり、うっかり同じキーワードを渡して重複してしまったり、ということがあります。
それを防ぐために、私はグーグルのスプレッドシートでキーワード一覧表を作り、外注ライターさんと共有しています。
常に数百のキーワードを用意しているのでライターさんも好きなものを選べるし、誰がどのキーワードを選んだのかも入力してもらうようにしているから、重複する心配もありません。
今日はグーグルスプレッドシートを外注ライターさんと共有する方法をご紹介します。
まず画面右上にある「共有」という青いボタンをクリックします。
次に「リンクを知っている全員が編集可」を選んで「完了」をクリックします。
「リンクをコピー」をクリックすると、クリップボードにアドレスがコピーされます。
そのメッセージを確認したら「完了」をクリックします。
あとは、外注ライターさんにそのアドレスを教えてあげればOK!
これで、アドレスを知っている人は同じスプレッドシートを見て、ライター名などを書き込むことができます。
私はスプレッドシートの一番上にこのように書いています。
「ライター様はキープした日・ライター名・納品日を入力してください。それ以外の部分は編集しないでください。」
いちばん困るのは勝手に編集をされることです。
滅多にいませんが、非表示にしている部分を勝手に開いて見られてしまったりすることがたまにあります。
スプレッドシートのアドレスを伝えるときにも、「くれぐれも編集はしないでください」ということを一言添えておくといいでしょう。
このようなスプレッドシートでの共有を始めてから、かなり効率がアップしました。
実は、私自身が外注ライターとして記事を書いていた時に、発注側の方がこの方法でキーワードを提示してくれて「これは便利だな！」って思ったから真似してみようって思ったんです。
外注さんが少ないうちはまだ大丈夫かもしれませんが、増えてきて管理が大変だなと思ったら、こんな方法もありますので、ぜひ参考にしてみてくださいね＾＾
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